Liikkumisen palveluiden hankinnoissakin kannattaa toteuttaa yhteistyötä ja vuoropuhelua

Hankinnan suunnittelussa lähtökohtana ovat hankinnan tarpeet ja tavoitteet. Liikkumisen palveluita hankittaessa on mahdollista miettiä, kuinka palvelu toteutetaan kestävästi ja kuinka se voisi toimia osana oman kunnan ja seutukunnan kestävän liikkumisen palveluiden ekosysteemiä. KeLiPa –hanke toi Lapin liikkumisen palveluiden hankkijat yhteen oppimaan aiheesta ja jakamaan kokemuksia.

 

Kuljetuspalveluiden hankinta on kunnissa suhteellisen harvoin toistuva toimenpide, jossa rutiinia hankintoihin ei välttämättä ehdi syntyä. Uusi puhtaiden ajoneuvojen lainsäädäntö on tuonut hankintoihin lisää pohdittavaa kunnille asetettujen tavoitteiden takia. Kestävän liikkumisen palveluiden ekosysteemi -hankkeen järjestämässä työpajasarjassa hankintojen prosessi käytiin läpi PTCServices Oy:n asiantuntijan johdolla. PTCS tuotti hankkeelle myös kuljetuspalveluiden hankintaoppaan julkisille hankintayksiköille, tarjouspyyntö- ja sopimuspohjat sekä reittisuunnittelun mallipohjan.

 

Hankintaprosessi alkaa jo ennen tarjouspyynnön julkaisua

Hankinnan tavoitteiden näkökulmasta on hyvä selvittää erilaisia vaihtoehtoja palvelun toteutukselle ja yhteistyölle jo hankinnan suunnitteluvaiheessa. Liikkumisen palveluiden hankinnoissa voi tehdä yhteistyötä esimerkiksi hankintayksiköiden välillä sekä eri kuljetuspalveluita yhdistämällä.

 

Vuoropuhelu myös liikennöitsijäkentän kanssa on tärkeää. Tässä keinona toimii markkinavuoropuhelu, jonka paikka on nimenomaan hankinnan suunnitteluvaiheessa. Tietoa kerätään samanaikaisesti kyseessä olevaan kilpailutusta varten, mutta myös omaa osaamista ja myöhempiä toimenpiteitä varten. Hankintalaki ei määritä miten markkinakartoitus käytännössä tehdään, vaikka siinäkin on noudatettava hankintalain periaatteita. Tarjoajien tasapuolinen kohtelu, avoimuus ja syrjimättömyys tulee varmistaa jo tässä vaiheessa. Vuoropuhelun toteutustapoja on monenlaisia, kuten asiakirjojen kommentointi, yhteistilaisuudet ja omaa tiedonhankintaa ja verkostoitumista varten järjestettävät messut. Markkinavuoropuhelusta ilmoittamiseen on monta tapaa, joissa kaikissa riittävä avoimuus on kuitenkin varmistettava.

 

Kuntien hankkimat kuljetuspalvelut voidaan kytkeä osaratkaisuksi alueen liikkumisen tarpeille. Esimerkiksi koulukuljetuksen kilpailutuksessa on mahdollista selvittää, voidaanko tarjota kyyti samalla työmatkalaisille, eläkeläisille tai matkailijalle. Kuljetuspalvelun perusvaatimuksista ei kuitenkaan voi tinkiä ja esimerkiksi koulukuljetuksissa oppilaiden turvallisuus ja aikataulutus lukujärjestyksiin sopivaksi on varmistettava, samoin palveluntuottajan velvollisuus raportoida reitin peruskäyttö. Jos reitti halutaan avata yleiseen käyttöön, selvitetään potentiaaliset ulkopuoliset reittiä käyttävät, eri ryhmien tarpeet ja muut käytännön asiat palveluihin liittyen. Näitä voivat olla muun muassa mahdollisuus periä ulkopuolisilta korvaus perusreitistä maksetun korvauksen lisäksi ja tuleeko kuljetuksiin ilmoittautua etukäteen.

 

Hankintoja ei ohjaa vain hankintalaki

Liikkumisen palveluita hankittaessa on huomioitava vuonna 2021 voimaan tullut laki ns. puhtaista ajoneuvoista. Se on ohjaamassa alan palveluiden hankinnoissa ympäristö- ja energiatehokkuusvaatimuksia ja koskee kuntia ja kuntayhtymiä. Lain velvoitteet voidaan esittää soveltuvuus-ja vähimmäisvaatimuksina. Vaatimukset täyttävien tarjousten puuttuminen ei vähennä hankintayksikön velvoitetta hankkia tietty osuus kuljetuksista lakia vastaavasti. Vaade ei kuitenkaan koske jokaista yksittäistä hankintaa, vaan EU-kynnysarvon ylittävien kuljetuspalveluiden hankintojen kokonaisuutta kussakin hankintayksikössä. Tämän seuraaminen vaatii kunnan sisällä kuljetuspalveluiden hankintojen kokonaiskoordinaatiota ja yhteistyötä eri osastojen ja toimialojen kesken.

 

Yhteistyö voi tuoda konkreettista hyötyä, mutta vaatii tarkkaa suunnittelua

Mitä yhteistyö vaatii, kun sitä tehdään hankintayksiköiden välillä ja mitä sillä voi tavoitella? Tavoitteet voivat olla esimerkiksi volyymietua, parempaa palvelua tai ympäristövaikutusten huomioimista. Yhteistyötä suunnitellessa on syytä ratkaista mitkä kuljetukset ovat helpommin yhdistettävissä kuin toiset. Yhdistäminen voi olla järkevää silloin kun yhden kunnan alueella kuljetettavan asian määrä jää vähäiseksi – näin voi olla esimerkiksi jätekuljetusten osalta.

 

Myös hankintayksikön sisällä voi tulla eteen tilanne, että eri kuljetuspalveluita olisi järkevä yhdistää. Esimerkkinä voisi olla tilanne, jossa palveluntuottaja ajaa oppilaskuljetuksia aamuisin ja iltapäivisin, mutta samoihin aikoihin tai oppilaskuljetusten välillä kysyntää olisi myös vammaispalvelulain tai sosiaalihuoltolain kuljetuksiin. Mitä tulee huomioida, kun eri kuljetuspalveluita yhdistetään? Jotta yhdistäminen voisi olla mahdollista, tulee hankintayksikön selvittää huolellisesti mm. eri lainsäädännöistä tulevat vaatimukset, eri ryhmien tarpeet (oppilaat, vanhukset, vammaiset) ja yhdistämisten vaikutukset muihin kilpailutettaviin kuljetuspalveluihin.

Kaikissa näissäkin yhteistyön tavoissa on tärkeää käydä riittävä vuoropuhelu ennen kilpailutuksen avaamista. Parhaissa tapauksissa vuoropuhelulla saadaan enemmän kiinnostuneita tarjoajia ja sisällöltään – sekä hinnaltaan –laadukkaampia tarjouksia. Vuoropuhelun pohjalta hankintapäätös on helpompi hyväksyä, ja selkeä viestintä vähentää hävinneiden harmia. Onnistuneimmillaan vuoropuhelu takaa innostuneen, positiivisen alun sopimuskaudelle.